O gerenciamento eletrônico de documentos, que hoje controla o fluxo de trabalho em grandes empresas, organiza e classifica a informação com os mesmos conceitos usados por bibliotecas milenares.
O gerenciamento eletrônico de documentos é um conjunto de métodos que permitem gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos através de um sistema digital.
Com o GED nós podemos tramitar documentos e informações e atribuir permissões e perfis de competências. Por exemplo: uma empresa de engenharia que lida com plantas em grandes formatos (A0, por exemplo) pode digitalizá-las, criar um controle de versões e compartilhá-las. Deste modo poderá, de acordo a necessidade, gerar cópias controladas desse documento.
Imagine como uma empresa petroquímica, com centenas de dutos e encanamentos por onde passam toneladas de produtos, precisa de plantas detalhadas e atualizadas desta estrutura. O GED reduz custos e favorece o compartilhamento de informações. Pode, por exemplo, gerar cópias. Mas como funcionam essas cópias?
Para controlar a integridade da informação, apenas usuários com perfis específicos podem alterar e imprimir tais documentos e para isso existem etapas:
1. É feita uma proposta de alteração ou criação do documento, norma etc.;
2. A proposta é analisada e são feitas críticas;
3. A pessoa designada para tal começa a elaborar o documento;
4. O documento passa pelos avaliados e comissão técnica;
5. Se aprovado ele passa pela direção ou presidência que irá homologar
6. Após a homologação o documento é liberado no sistema e a versão anterior é substituída.
Workflow é registrado
Em se tratando de documentos legais, as imagens precisam ser rasterizadas. Ou seja, é criado um bitmap que não permite a manipulação por vetores (vetorização). Deste modo temos uma imagem teoricamente impassível de ser fraudada.
Todo o trâmite do documento é registrado no sistema: data e hora da atribuição, envio, saída para homologação etc. Por isso os sistema de GED trabalham com workflows e controlam o fluxo de trabalho, mediante permissões e competências.
E para que os documentos eletrônicos sejam recuperáveis é preciso criar esquemas de indexação, com levantamento de termos e taxonomias e, em caso mais complexo, o uso de ontologias.
Taxonomia
De forma mais genérica, podemos dizer que taxonomia é uma classificação. Porém a taxonomia trata de uma estrutura de organização baseada na hierarquia - vai do geral para o específico, do maior para o menor, do menos complexo para o mais complexo.
Meios de Transporte > Terrestres > Automóveis > Carros
É o conceito da Biologia para a classificação dos seres, em Reino, Filo, Sub-filo, Classe, Sub-classe, Ordem, Sub-ordem, Gênero, subgênero e espécie
Esse conceito é também utilizado amplamente na Biblioteconomia e na Ciência da Informação para a gestão da informação dentro de sistemas de classificação do conhecimento
Essa é a estrutura para classificar os documentos em uma biblioteca ou centro de documentação desde antes do livro.
As primeiras bibliotecas da humanidade nasceram muito antes do livro - tivemos blocos de argila, depois o papiro, a seda (principalmente na China), o pergaminho e por último o papel e o livro tal qual o conhecemos. A estrutura de organização do conhecimento nas bibliotecas é baseada em taxonomia.
Ontologia
Diferentemente da Taxonomia, a Ontologia não é uma estrutura hierárquica e sim associativa.
Ela agrega entidades de acordo as suas relações e atributos já preestabelecidos.
Enquanto a taxonomia verticaliza as estruturas, as ontologias as horizontalizam.
As ontologias funcionam de maneira muito semelhante ao nosso cérebro, relacionando, agrupando e classificando entidades. A complexidade está no fato de que pessoas diferentes pensam de formas diferentes. Se todos os usuários tivessem o mesmo padrão mental e mesma estrutura lógica de pensamento, não haveria a necessidade de testes de usabilidade, personas, focus groups e entrevistas.
Deste modo, o que fosse óbvio e claro para um usuário o seria também para todos. E sabemos bem que isso não é verdade!
A ontologia se comporta da mesma forma. Quando modelamos mapas mentais para a realização de um projeto ou proposta, é útil uma fase de brainstorm. E a partir dele são criadas as conexões e produzidos sentidos.
Diferente da taxonomia, a ontologia está voltada para o sentido das relações, mais do que puramente a estrutura hierárquica do que quer que seja.
Aplicadas ao GED nas empresas
Antes mesmo de definir como o GED será aplicado na empresa, é preciso mapear e modelar os processos da organização. Mas o que são processos?
Em Administração temos um modelo de gestão por processos, que é a visão da organização como um todo e maior relação entre os diferentes agentes da cadeia de valor.
Os processos equivalem aos setores e departamentos da organização ou empresa. Financeiro, Comercial, Produção, Materiais, Logística etc são processos e precisam ser modelados e mapeados, a fim de obtermos um “retrato fiel” da empresa. Somente depois aplicamos modelos de estruturação e organização da informação.
Em Arquivologia essa etapa corresponde à organização por Fundos Arquivísticos, ou seja, a procedência dos recursos informacionais com os quais estaremos lidando, sem misturá-los.
Conhecer a empresa e o funcionamento de seus processos individualmente dá mais propriedade no momento de definir qual o método mais apropriado de estruturação da informação para implantar um sistema de GED, se taxonomia e sua hierarquia vertical, ou a ontologia aplicada com associações horizontais.
O GED é uma forma de gerenciar o fluxo de trabalho e tem como condição necessária que os processos (e o fluxo de cada processo) sejam conhecidos por todos os envolvidos.
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