Gerenciamento das informações de referência

Gerenciamento das informações de referência

Definição

Para um projeto típico, há cerca 5 informações de referência para cada documento a ser elaborado. Para um projeto com 1.000 documentos técnicos, pode-se esperar algo da ordem de 5.000 informações de referência a serem gerenciadas por revisão.

Se o projeto tiver em média três revisões para cada documento, esse número passa para 15.000. O gerenciamento dessas informações é o maior problema da coordenação, e as deficiências nesse gerenciamento são a maior fonte de não-conformidades nos proj50.

Classificação das informações
As informações de referência são classificadas no GPM em uma das seguintes categorias e gerenciadas de forma adequada a cada categoria:

• Internas ao projeto – ligadas à seqüência normal de elaboração do projeto e são geralmente as mais numerosas.


• Externas ao projeto mas referentes a outros proj50 gerenciados pelo GPM. O GPM gerencia essas informações do mesmo modo que as internas ao projeto.


• Dados de projeto – que são informações ou definições básicas fornecidas pelo cliente ou fornecidas por terceiros via cliente ou com aprovação deste: especificação de produtos a serem obtidos, capacidades, informações sobre as matérias primas, dados do local do empreendimento, como localização, temperaturas, topografia, etc.


• Informações de fornecedores. São informações dos fornecedores de equipamentos, instrumentos e materiais. Também são informações muito numerosas.


• Outras informações não constantes dos arquivos gerenciados pelo GPM e não classificadas em um dos grupos acima.

Acesso às informações de referência

 

O acesso às informações de referência se dá através de um botão da barra de ferramentas. Os documentos de referência, do próprio projeto ou não, contendo as informações e que estejam em arquivo eletrônico podem ser abertos diretamente da lista mostrada para cada documento; o usuário não precisa procurá-las. O usuário tem, naturalmente, o acesso restrito às informações que lhe dizem respeito, de acordo com seu cargo no organograma.

Informações de referência internas ao projeto

No caso de documentos de referência ainda em elaboração, do próprio projeto ou de outro projeto do GPM, o usuário acessa o documento em seu status atual. O usuário tem opção de atualizar a sua referência preservando ou não, a seu critério, a versão anterior.

Quem já participou de um projeto multidisciplinar sabe que geralmente os prazos disponíveis ou fixados para o projeto não permitem que as tarefas sejam executadas em fila, iniciando-se uma quando estiver terminada e aprovada a anterior, que serve de referência à que será executada.

Geralmente há uma superposição de prazos de execução das tarefas, e informações que constam num documento de referência são adiantadas aos usuários que vão necessitar delas. Isto gera um trabalho enorme de atualização de referências, e geralmente é a fonte da maior parte de erros no projeto acabado.

O GPM gerencia essas informações de referência, citando-se, em especial, dois eventos: 

a) Quando um documento em execução é aprovado.

O GPM verifica quais documentos utilizam como referência o que foi aprovado e envia uma mensagem de tela para os responsáveis pelos documentos de destino das informações. Se o destinatário da mensagem não estiver trabalhando no sistema no momento, ele recebe a mensagem quando acessar o sistema.

Se o documento de destino da informação já tiver sido aprovado pelo chefe de equipe respectivo, este recebe a mensagem em uma caixa de diálogo, a partir da qual ele pode redefinir a situação do documento de destino. Para isso, ele pode abrir o documento de referência e/ou o documento destino da informação diretamente da caixa de diálogo. As opções de que ele dispõe são de acordo com o status do documento de destino da informação. Ele pode optar por:

• Validar a referência, isto é, o seu documento está conforme o documento de referência, marcando a opção correspondente.


• Retornar o seu documento à elaboração, para correções, se este estiver em fase de aprovação por ele mesmo, ou disponível para visto do supervisor da disciplina, autorização do coordenador da engenharia ou para aprovação pelo cliente. Dispõe de campos adequados na caixa de diálogo para definir o avanço do documento na nova situação, bem como a necessidade de HH e/ou prazo adicionais.


• Criar e caracterizar nova revisão do documento de destino da informação, caso este já esteja concluso, isto é, pronto e aprovado.

O chefe de equipe pode optar por fazer sua definição mais tarde. Neste caso, fecha-se a caixa de diálogo e a tarefa é acrescentada à sua lista de tarefas pendentes. Se dentro de um prazo preestabelecido, ele não se pronunciar, uma mensagem é enviada ao supervisor da disciplina informando que o documento, de sua disciplina, está pendente de validação de informação de referência.

Se o documento já tiver passado pelo visto e o supervisor da disciplina não providenciar para que o chefe de equipe se pronuncie dentro de certo prazo, uma mensagem é enviada ao assistente de coordenação, informando que o documento de destino já está aprovado pelo chefe de equipe e aceito pelo supervisor da disciplina, mas está pendente de validação de informação de referência. Isto é importante, porque se a informação de referência não for validada, e houver alterações a fazer no documento de destino, é possível -  ou mesmo provável -  que mais tarde revisões deverão ser feitas em outros documentos, à jusante na teia de informações de referência.

Se o documento de destino da informação estiver em fase de elaboração ou verificação, uma mensagem é também enviada a quem estiver com o documento no momento, para conhecimento. Neste caso, o chefe de equipe também apenas toma conhecimento. Se o documento de destino estava parado por causa daquela informação de referência, agora está liberado para continuar o processo de execução.

Qualquer alteração resultante no planejamento é atualizada pelo GPM, ficando pendente de aceite pela coordenação. O GPM propicia recursos ao assistente de coordenação para atualizar o planejamento total do projeto a qualquer hora, exibindo de forma adequada e mediante demanda um relatório de alterações entre a última atualização e as alterações introduzidas até o momento pelos supervisores de disciplina e chefes de equipe.

b) Quando um documento já elaborado e aprovado entra em revisão.

 

 

Externas ao projeto mas referentes a outros proj50 gerenciados pelo GPM

 

O gerenciamento é idêntico ao das informações de referência internas ao projeto.

Dados de projeto

O GPM propicia recursos para cadastrar, caracterizar e gerenciar os dados de projeto. O cadastramento é feito pelo chefe de equipe e pode ser complementado pelo supervisor da disciplina e pelo assistente de coordenação.

A caracterização é completada pelo assistente de coordenação, para o que dispõe de um formulário facilmente acessível. Pode agrupar os dados que tenham afinidade entre si (e.g. informações do local do empreendimento, incluindo temperatura, altitude, plantas topográficas em diferentes escalas, direção predominante e velocidades do vento, etc.). Para permitir o gerenciamento dos dados, ele deve definir os seguintes itens no formulário:

• Valor do dado – pode ser digitado diretamente no campo apropriado ou pode estar contido em um documento de referência (e.g. topografia). Se o dado de projeto estiver num documento, o assistente de coordenação importa o documento para o GPM e o usuário do dado (e.g. o elaborador de um desenho de arranjo que precise da topografia) pode abrir o documento diretamente da lista das informações de referência do documento ou documentos em que o dado será utilizado, sem ter que procurar o documento de referência.


• Data ou prazo previstos de recebimento da informação.

Informações de fornecedores

As informações de fornecedores mais numerosas são as relativas a equipamentos e instrumentos.

As informações necessárias para o projeto de instalação são típicas para cada equipamento ou instrumento. Tal como os dados de projeto, o GPM propicia recursos para controle do recebimento e inserção dessas informações no sistema, incluindo os documentos associados a elas, que podem ser consultados diretamente pelo usuário através da lista das informações de referência para os documentos em que serão utilizadas.

Outras informações externas ao GPM

O gerenciamento dessas informações pelo GPM é similar ao gerenciamento dos dados de projeto, descrito no tópico Dados de Projeto acima. Neste caso, o responsável pelo fornecimento ao sistema e liberação para utilização das informações é sempre o assistente de coordenação.

Clique aqui para o próximo tópico: Critérios básicos de projeto

O gerenciamento feito pelo GPM é semelhante ao que ocorre quando um documento é aprovado, acrescentando-se neste caso uma descrição da revisão que será feita. O GPM verifica quais documentos utilizam como referência o que entrou em revisão e emite as mensagens para os responsáveis, propiciando os recursos para redefinir a situação dos documentos de destino das informações. O fato de a mensagem ser instantânea é importante porque evita que documentos que estejam sendo executados com base na revisão anterior do documento de referência continuem sendo executados com base em informação de referência que será alterada.

Quem define a necessidade de revisar um documento é sempre o chefe de equipe. Para que uma revisão seja aberta há alguns requisitos obrigatórios, entre os quais uma descrição da revisão que será feita. Essa descrição é exibida ao chefe de equipe responsável pelo documento de destino, na mensagem de revisão.

http://www.projetos.com.br/info_GPM_03d.html