Tempo de guarda dos documentos

 

Manter o arquivo de documentos antigos é uma tarefa despendiosa e ocupa espaço físico desnecessário na empresa.

O Parecer Normativo CST nº 21, de 30/05/80, permite que os documentos relativos a tributos de esfera federal sejam microfilmados.

" Os documentos de interesse da fiscalização de tributos federais poderão ser exibidos ao fisco sob a forma de cópias obtidas a partir do processo de microfilmagem, desde que tais cópias atendam aos requisitos e às formalidades estabelecidas na Lei nº 5.433/68, e no Decreto nº 64.398/69 que a regulamentou. Os originais dos referidos documentos deverão, entretanto, ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se referirem (art.195, parágrafo único, do CTN), facultando-se aos agentes do fisco exigir sua apresentação sempre que entenderem necessário e oportuno fazê-lo no interesse da ação fiscalizadora e da segurança do controle fiscal. "

O Decreto em referência, foi revogado pelo Decreto nº 1.799, de 30/01/96, DOU de 31/01/96, que trouxe novas instruções sobre o procedimento de microfilmagem de documentos, dados e imagem, por meios fotográficos ou eletrônicos. A empresa que adotar este sistema, deverá obter previamente o registro junto ao Ministério da Justiça.

Para documentos trabalhistas, pode-se seguir a mesma orientação, porém sempre estará sujeito a apresentação do original ou em certidão autenticada, conforme previsto no art. 830 da CLT.

" O documento oferecido para prova só será aceito se estiver no original ou em certidão autêntica, ou quando conferida a respectiva pública-forma ou cópia perante o juiz do tribunal. "

Cada documento tem uma vida útil, desde que previamente estabelecido em normas legais, denominado "período prescricional". Assim, vencido o período prescricional, não há necessidade de mantê-lo em arquivo.

DOCUMENTOS	TEMPO DE GUARDA	FUNDAMENTAÇÃO
Atestado Médico de Gestante	10 anos	Decreto nº 612/92
CAGED ou antigo Cadastro de Admitidos ou Demitidos	3 anos	Art. 1º da Portaria nº 194/95.
CD - Comunicação de Dispensa (Recibo)	5 anos	Resolução nº 71/94 do CODEFAT.
CIPA - Anexo I	5 anos	NR 4.12 da Portaria nº 3.214/78
CIPA - Folhas de votação	3 anos	NR 5.5.4 da Portaria nº 3.214/78.
CIPA - Livro de Atas	tempo indeterminado	não prevista na legislação
Contribuição Sindical	5 anos	Art. 174, da Lei nº 5.172/66 (CTN).
Cópia do Mapa Trimestral enviado à DRT	tempo indeterminado	não prevista na legislação
DARF / IRRF	5 anos	Art. 4º, da IN nº 8/93, da SRF.
DIRF / IRRF	5 anos	IN nº 66, de 05/12/96, DOU de 09/12/96, da Secretaria da Receita Federal.
Declaração de Instalações	tempo indeterminado	não prevista na legislação
Exames médicos	tempo indeterminado	não prevista na legislação
FGTS (RE, GR E GRE)	30 anos	Enunciados nºs 95 e 206 do TST
Ficha de Acidentes do Trabalho e Resumo Estatístico Anual (em construções)	3 anos	NR 18.31.1 e 18.32.1 da Portaria nº 3.214/78.
Ficha de Análise de Acidentes	tempo indeterminado	não prevista na legislação
Ficha de Salário-Maternidade	10 anos	Decreto nº 612/92
Folha de Pagamento	tempo indeterminado	art. 45, da Lei nº 8.212/91.
INSS - GR, GRPS e GPS (não sujeito ao levantamento fiscal)	tempo indeterminado	art. 45, da Lei nº 8.212/91.
INSS - Levantamento de débitos apurados pela fiscalização em NFLD	10 anos	Art. 46, da Lei nº 8.212/91
Livro de Inspeção do Trabalho	tempo indeterminado	não prevista na legislação
PIS/PASEP - Documentos de cadastramento e inclusive pagamentos de abonos.	10 anos	Arts. 3º e 10 do Decreto-lei nº 2.052/83
RAIS	10 anos	Arts. 3º e 10 do Decreto-lei nº 2.052/83
Recibos de Pagamento de salário, bem como comprovante de crédito em conta corrente	30 anos	Enunciados nºs 95 e 206 do TST
Registro de empregados	tempo indeterminado	não prevista na legislação
Registro de Segurança de Caldeira	tempo indeterminado	não prevista na legislação
Relatórios de Acidentes do Trabalho e Doenças Ocupacionais/SESMT	5 anos	NR 4.12 da Portaria nº 3.214/78
Salário-Educação - Convênio	10 anos	Art. 16, da Instrução nº 2, de 11/12/95, FNDE.
Contribuição Social sobre pagamentos de autônomos - Cópia do comprovante do carnê de recolhimento, bem como a inscrição do segurado autônomo perante o INSS, quando a empresa tenha optado pela incidência de 20% sobre o seu salário-de-contribuição.	10 anos	Lei Complementar nº 84/96; Decreto nº 1.826/96; Orientação Normativa nº 05, de 08/05/96, subitem 4.2; e Ordem de Serviço nº 151, de 28/11/96.
Registro de dados do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA - NR 9	20 anos	Portaria nº 25, de 29/12/94; NR 9, subitem 9.3.8.2, da Portaria nº 3.214/78.
Salário-Família (comprovantes de pagamentos, cópias das certidões e atestados de vacinações obrigatórias)	10 anos	Decreto nº 2.172, de 05/03/97 (RBPS).

Obs.: A prescrição é de 2 anos após o desligamento do empregado, podendo reclamar os 5 últimos anos do seu contrato de trabalho, conforme previsto no art. 7º, XXIX, da CF/88. Para o menor de idade, o prazo é contado a partir do momento em que completa 18 anos de idade. Para o empregado rural a partir da rescisão do contrato de trabalho. Assim, todos os demais documentos do empregado deverá ser guardado por este período, observando o itens acima previstos no quadro.