NORMA DE USO DO CORREIO ELETRÔNICO

NORMA DE USO DO CORREIO ELETRÔNICO  

NO SISTEMA PETROBRAS

finalidade deste texto: demonstrar a segurança utilizada no sistema de correio, o que é permitido e o que é proibido, contribuindo tb para a melhoria do processo.

1. OBJETIVO

Definir um conjunto de regras para o uso do serviço de Correio Eletrônico disponível na rede do Sistema Petrobras. Aplica-se a todos os empregados, contratados, estagiários ou quaisquer pessoas que estejam autorizadas a usar o serviço de Correio Eletrônico do Sistema Petrobras.

2.  DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

3. DEFINIÇÕES

Correio Eletrônico - meio de comunicação utilizado para troca de mensagens internas e externas ao Sistema Petrobras.

Usuário – empregado, contratado, estagiário ou qualquer pessoa autorizada a usar o serviço de Correio Eletrônico do Sistema Petrobras.

Chave Individual de Correio - código que identifica um único usuário. Através dela o usuário acessa sua bandeja pessoal.

Chave Estrutural - código que identifica uma única gerência do Sistema Petrobras. Não é possível acessar diretamente uma chave deste tipo; o acesso a uma chave deste tipo é feito através de uma chave individual de correio.

Chave de Bandeja ou de Serviço - código que identifica uma tarefa ou serviço específico. Não é possível acessar diretamente uma chave deste tipo; o acesso a uma chave deste tipo é feito através de uma chave individual de correio. A depender das características do serviço, a chave de bandeja ou de serviço pode enviar ou receber mensagens para endereços externos.

Caixa Postal  - área de armazenamento de mensagens recebidas, enviadas ou em elaboração, associada a uma chave individual de correio, a uma chave estrutural ou a uma chave de bandeja.

[faltou este]

Nome externo-conta internet – conta de email associada à chave e que aparece nos envios externos, de visibilidade publica.

4. Sobre o correio eletrônico

4.1. O correio eletrônico é fator importante para a comunicação intra e inter empresas. As mensagens são enviadas quase que instantaneamente aos seus destinatários, não importando hora e local.

4.2. No entanto, o uso desta ferramenta, que agiliza e otimiza o processo de comunicação, apoiando as empresas nos seus processos de negócio, traz também riscos quando usada de forma inadequada, desrespeitando-se aspectos profissionais, normativos, éticos e morais.

4.3. O uso inadequado do serviço de correio eletrônico disponível na rede do Sistema Petrobras expõe a riscos podendo afetar a empresa, com possibilidades de repercussões sociais, políticas e econômicas, no Brasil e no exterior. Para reduzir estes riscos é que se torna necessário regular o uso do serviço na empresa.

5. Condições de uso

5.1 - Uso do correio eletrônico no trabalho

O correio eletrônico está disponível para que o usuário possa realizar suas atribuições profissionais.

5.2 - Uso em caráter particular

É tolerado o uso do correio eletrônico, disponível na rede do Sistema Petrobras, em caráter particular, desde que:

5.2.1. não interfira no desempenho profissional do usuário ou de qualquer outro;

5.2.2. o uso em caráter particular não seja predominante no perfil de utilização do usuário;

5.2.3. não prejudique o desempenho das redes internas nem os recursos disponíveis;

5.2.4. não comprometa a imagem do Sistema Petrobras.

A utilização do correio eletrônico, disponibilizado na rede do Sistema Petrobras, em caráter particular não garante ao usuário o direito de privacidade.

5.3 - Uso não autorizado

É proibido o uso do serviço de correio eletrônico, disponível na rede do Sistema Petrobras, nos seguintes casos:

5.3.1. uso particular para operações de venda, oferta de serviços e propagandas;

5.3.2. atividades de caráter político-partidário;

5.3.3. pregação religiosa;

5.3.4. participação em “correntes”;

5.3.5. operações que acarretem alto volume de transmissão;

5.3.6. obtenção, armazenamento ou repasse de material cujo conteúdo não esteja alinhado com os interesses do Sistema Petrobras;

5.3.7. violação de sistemas de segurança;

5.3.8. obtenção e propagação intencional de vírus ou cavalos de tróia;

5.3.9. violação da legislação vigente;

5.3.10. violação de políticas, normas, diretrizes ou do Código de Ética do Sistema Petrobras;

5.3.11. envio, transmissão ou distribuição, para endereços externos ao Sistema Petrobras, de informações de propriedade do Sistema Petrobras, tais como, mensagens internas, dados, segredos comerciais, financeiros ou tecnológicos, a não ser que expressamente autorizado pelo gestor da informação;

5.3.12. envio de mensagens para endereços externos ao Sistema Petrobras, por meio de chaves estruturais;

5.3.13. armazenamento, uso ou repasse de mensagens que violem direitos autorais, causem danos morais a integrantes da força de trabalho, com conteúdo pornográfico ou com conteúdo não alinhado aos interesses do Sistema Petrobras.

6. Disposições gerais sobre o uso do correio eletrônico

6.1. Associado à caixa de correio dos usuários, que são empregados do Sistema Petrobras, existe um nome de usuário Lotus Notes, no formato  nome_completo_do usuário/dominio_petrobras. A critério do gerente do usuário, conforme suas atribuições, pode existir um endereço eletrônico padrão, no formato nome_do_usuário@petrobras.com.br, que permita a troca de mensagens com o ambiente externo ao Sistema Petrobras. A formação desse endereço eletrônico deverá estar, obrigatoriamente, associada ao nome do responsável pela Caixa Postal (nome, sobrenome, iniciais etc). Não será permitida a utilização de apelidos ou termos não relacionados ao nome;

6.2. Associado à caixa de correio dos usuários, que são contratados do Sistema Petrobras, existe um nome de usuário Lotus Notes, no formato  nome_completo_do usuário-nome_da_empresa/dominio_petrobras. A critério do gerente do usuário, conforme suas atribuições, pode existir um endereço eletrônico padrão, no formato nome_do_usuário.nome_da_empresa@petrobras.com.br, que permita a troca de mensagens com o ambiente externo ao Sistema Petrobras. A formação desse endereço eletrônico deverá estar, obrigatoriamente, associada ao nome do responsável pela Caixa Postal (nome, sobrenome, iniciais etc). O nome da empresa é aquele com o qual o usuário mantém vínculo trabalhista. Não será permitida a utilização de apelidos ou termos não relacionados aos nomes do usuário ou da empresa;

6.2.1. Serão tratados em caráter de exceção os contratados que apoiam a Ouvidora da Petrobras. Nesta caso, o nome de usuário Lotus Notes e o respectivo endereço eletrônico serão formatados conforme o ítem 6.1.

6.3. Associado à caixa de correio dos usuários, que são estagiários do Sistema Petrobras, existe um nome de usuário Lotus Notes, no formato nome_completo_do usuário-estagiario/dominio_petrobras. A critério do gerente do usuário, conforme suas atribuições, pode existir um endereço eletrônico padrão, no formato nome_do_usuário.estagiário@petrobras.com.br, que permita a troca de mensagens com o ambiente externo ao Sistema Petrobras. A formação desse endereço eletrônico deverá estar, obrigatoriamente, associada ao nome do responsável pela Caixa Postal (nome, sobrenome, iniciais etc). Não será permitida a utilização de apelidos ou termos não relacionados ao nome;

6.4. Associado à caixa de correio de uma chave de bandeja existe um endereço eletrônico padrão, no formato nome_do_serviço@petrobras.com.br . A formação desse endereço eletrônico deverá estar, obrigatoriamente, associada ao nome do serviço ou tarefa;

6.5. Se houver a necessidade de tornar o correio disponível para usuários que não sejam empregados, contratados ou estagiários, estes casos excepcionais devem ser apreciados pelo Gerente Executivo da TI;

6.6. O endereço eletrônico vinculado a uma chave individual de correio é de uso pessoal, individual e intransferível.

6.7. A escolha do nome do endereço eletrônico deverá atender ao padrão Petrobras e não pode ser conflitante com os nomes já existentes. O endereço eletrônico usado para troca de emails não constitui uma reserva de propriedade do usuário, que poderá ser solicitado a trocá-lo, a qualquer tempo, sempre que houver conflito com interesses da Companhia;

6.8. A assinatura do usuário, que é opcional, não poderá conter quaisquer imagens e deve conter apenas as informações necessárias para sua identificação e para contatos posteriores. Como referência, apresentamos o modelo a seguir:

Nome do responsável pela Caixa Postal--------------------------------------------------------------------------------------Petrobras / Area de Negociosub-areasTel.: (0xx21) xxxx-xxxx

6.9 - O envio de mensagens para listas de destinatários extensas (mais de 100) deve ser evitado. Caso não possa ser evitado, a mensagem deve ser enviada somente após 17:00hs, ou a TI deve ser consultada para uma solução alternativa;

6.10 - Todas as mensagens emitidas por meio do serviço de correio eletrônico disponibilizado pelo Sistema Petrobras terão o seguinte texto de rodapé anexado automaticamente.

"O emitente desta mensagem é responsável por seu conteúdo e endereçamento. Cabe ao destinatário cuidar quanto ao tratamento adequado. Sem a devida autorização, a divulgação, a reprodução, a distribuição ou qualquer outra ação em desconformidade com as normas internas do Sistema Petrobras são proibidas e passíveis de sanção disciplinar, cível e criminal."

6.10.1. A depender da origem e do destino da mensagem, este texto poderá ser emitido em inglês ou espanhol.

6.10.1.1. Texto de rodapé em inglês

"The sender of this message is responsible for its content and addressing. The receiver shall take proper care of it. Without due authorization, the publication, reproduction, distribution or the performance of  any other action not conforming to Petrobras System internal policies and procedures is forbidden and liable to disciplinary, civil or criminal  sanctions"

6.10.1.2.. Texto de rodapé em espanhol

"El emisor de este mensaje es responsable por su contenido y direccionamiento. Cabe al destinatario darle el tratamiento adecuado. Sin la debida autorización, su divulgación, reproducción, distribución o cualquier otra acción no conforme a las normas internas del Sistema Petrobras están prohibidas y serán pasibles de sanción disciplinaria, civil y penal."  

6.10.2. Serão tratadas em caráter de exceção as mensagens de correio que são enviadas da Transpetro para os navios da Fronape. Neste caso o texto de rodapé não será enviado, em função dos altos custos de transmissão envolvidos. Quando a tecnologia evoluir ou os custos sejam reduzidos, esta exceção deve ser eliminada.

6.11 -  O Sistema Petrobras se reserva o direito de auditar a utilização do serviço de correio eletrônico colocado à disposição de seus usuários, de modo a salvaguardar os interesses corporativos, no que diz respeito à segurança de suas informações, bem como à utilização adequada dos recursos de sua propriedade;

6.12 -  O Sistema Petrobras se reserva o direito de utilizar   quaisquer meios legais ao seu dispor, que permitam a identificação e o bloqueio de arquivos anexos que contenham materiais ofensivos, atentatórios à moral e aos bons costumes ou não alinhados aos seus interesses;

6.13 - O Sistema Petrobras se reserva o direito de estabelecer filtros para identificação ou bloqueio de mensagens, que possam conter vírus, que ultrapassem determinado tamanho, que contenham determinadas palavras-chave ou que contenham material promocional ou "correntes" multi-endereçadas;

6.14 - A Norma de Classificação de Informação do Sistema Petrobras deve ser observada no envio de informações de propriedade da empresa;

6.15 - Por limitações técnicas, não se pode garantir a confidencialidade, a integridade, autenticidade e a entrega de mensagens enviadas pela Internet; e

6.16 - Na implementação das ações previstas neste documento, devem ser observados os preceitos legais de cada país onde ocorrerão.

7. Responsabilidades

7.1. Do gerente

7.1.1 - Avaliar a necessidade do uso do correio eletrônico para troca de mensagens internas ao ambiente do Sistema Petrobras pelos usuários de sua gerência e solicitar à TI, por intermédio do cadastrador local, a criação da caixa de correio do usuário e do nome de usuário Lotus Notes para estes usuários;

7.1.2 - Avaliar a necessidade do uso do correio eletrônico para troca de mensagens externas ao ambiente do Sistema Petrobras pelos usuários de sua gerência e solicitar à TI, por intermédio do cadastrador local, a criação do endereço eletrônico para estes usuários;

7.1.3 - Solicitar a atualização do cadastro do usuário contratado, junto ao órgão responsável, quando houver a transferência de lotação, na sua saída da unidade organizacional;

7.1.4 - Delegar ao seu substituto o acesso à caixa estrutural da gerência quando estiver ausente. Para tanto basta ter indicado o substituto no sistema Tabelas de Órgãos, como deve ter sido feito para o sistema DIP;

7.1.5 - Observar a utilização do serviço por seus subordinados, de forma a garantir o respeito a esta norma.

7.2. Do usuário

7.2.1 - Cuidar para que não sejam enviadas mensagens indevidas  com o uso de suas credenciais;

7.2.2 - Administrar a sua caixa postal de modo que não ultrapasse o limite definido, saneando seus dados ou utilizando-se do recurso de arquivamento local do correio eletrônico, preferencialmente em drive de rede ou em mídia transportável;

7.2.3 - Acessar a sua caixa postal do Correio Eletrônico pelo menos uma vez ao dia, salvo nos casos em que isso não seja possível, tais como viagens a trabalho, licença médica, férias ou outras razões que configurem a impossibilidade de acessar;

7.2.4 - Enviar mensagens somente aos destinatários relacionados com o assunto, evitando-se sobrecarregar a caixa de entrada de todos;

7.2.5 – Utilizar o recurso de “ausente do escritório”, em caso de ausência superior a 2 (dois) dias. Não informar na mensagem o motivo da ausência, porém oferecer alternativa de contato para continuidade dos processos sob a sua responsabilidade e identificar o período da ausência;

7.2.6 – Utilizar o sistema “Área de Transferência”  quando necessitar repassar, internamente ao Sistema Petrobras, arquivos grandes, que possam impactar o desempenho da rede ou que vão ser distribuídos para um grande número de destinatários; e

7.2.7 - Não fornecer o endereço eletrônico da companhia para se inscrever em sites ou participar de grupos de discussão de caráter particular;

7.2.8 - Não utilizar a facilidade de repasse automático de mensagens para endereços externos ao Sistema Petrobras, inclusivepor meio de agentes.

7.3 Da TI

7.3.1. Manter registros que permitam verificar a conformidade do uso do correio eletrônico à Política de Segurança de Informação da Petrobras e a demais normas e diretrizes corporativas;

7.3.2. Garantir o bloqueio de arquivos anexos não permitidos pelo Sistema Petrobras;

7.3.3. Manter o serviço em níveis aceitáveis de disponibilidade e tempo de resposta.

8. Sanções decorrentes do não-cumprimento da Norma

8.1 - O uso indevido do serviço de Correio Eletrônico disponível na rede do Sistema Petrobras é considerado falta grave e implicará na aplicação de sanções disciplinares previstas no regime disciplinar da Petrobras.

8.2 – As violações ao disposto no presente documento, dependendo da sua gravidade, podem resultar em perda de privilégios de uso e em sanções disciplinares e legais, que incluem o desligamento do usuário do Sistema Petrobras e processos civís e criminais.

Fonte: Petrobras

"Use o correio e a Internet com seguranca e responsabilidade"